很多人一想到文档处理软件，第一反应就是写通知、打报告、写作文。比如Word，几乎人人都用过。但你有没有遇到过这种情况：领导突然让你整理一份员工通讯录，或者做个简单的费用清单，你第一反应是打开Excel，但如果手边只有Word呢？其实，文档处理软件不仅能写文字，还能做表格。
文档里插个表格，并不难
像Microsoft Word、WPS文字这类常见的文档处理软件，早就内置了表格功能。不需要切换到Excel，直接在文档里就能插入表格。点一下“插入”选项卡，选择“表格”，拖动几下鼠标，一个5×5的格子就出来了。填上姓名、电话、部门，通讯录立马搞定，格式还和正文融为一体。
比如你要写一份项目汇报，中间需要列个任务分工表，用表格一排，谁负责什么、截止时间是什么，清清楚楚。比起纯文字描述，“张三负责前端开发，李四负责测试，王五负责文档撰写”，变成表格后，一眼就能看明白。
不只是能做，还能简单算
别以为文档里的表格只能填字。Word里的表格也能算数。比如你在表格最后一行写“合计”，把几个数字加起来，完全没问题。右键单元格选“公式”，输入 SUM(ABOVE)，自动就把上面一列数字加好了。
<table border="1">
<tr><td>项目</td><td>金额（元）</td></tr>
<tr><td>交通费</td><td>300</td></tr>
<tr><td>餐费</td><td>180</td></tr>
<tr><td>合计</td><td>480</td></tr>
</table>这种小计算，日常报销、家庭记账完全够用。虽然比不上Excel的函数库，但应急一点不慌。
什么时候该用文档表格？
如果你要做的表格结构简单，数据量不大，又需要和文字说明混排，那文档软件反而是更顺手的选择。比如写个合同附带个货物清单，写个活动方案配上人员安排表，表格嵌在文段之间，整体看起来更连贯。
而且现在很多文档软件支持导出为PDF，表格样式不会乱。传给同事或打印出来，格式照样整齐。对于只需要查看、不需要频繁修改数据的场景，这比单独附一个Excel文件还方便。
压缩备份时也别忽略它
很多人备份文件只盯着大视频、大图片，却忘了那些年积攒下来的文档。其实一个包含多个表格的Word文件，可能记录了项目明细、客户信息、库存清单，价值一点不低。定期把这些带表格的文档打包压缩，存到云盘或移动硬盘，既省空间又防丢失。
下次别再问“文档处理软件能做表格吗”，它不仅能做，还做得挺像样。工具好不好用，关键看你知不知道怎么用。