在公司里传文件，尤其是设计稿、合同或者财务报表这类敏感资料，经常能看到页面上斜斜地写着“仅供内部使用”，半透明的那种水印。这不光是为了显得正式，主要是防止被人乱传出去。那这个效果到底怎么弄出来的？其实没那么复杂，常用的办公软件都能搞定。
用Word加“仅供内部使用”水印
如果你是用Word写报告，想加上这种水印，操作很简单。打开文档，点顶部菜单的“设计”选项卡（老版本可能是“页面布局”），找到“水印”按钮。下拉菜单里本来就有“机密”“草稿”这种预设，但没有“仅供内部使用”，那就选“自定义水印”。
弹出窗口后选“文字水印”，在输入框里打上“仅供内部使用”，字体可以选黑体或微软雅黑，颜色调成浅灰，半透明效果更自然。角度一般设成30度或者45度，铺满整个页面看起来才像模像样。设置完点确定，每一页就都自动加上了。
PDF文件怎么加？用Adobe Acrobat就行
很多时候要发的是PDF，比如投标文件或者项目方案。这时候可以用Adobe Acrobat Pro，在“工具”里找到“水印”>“添加”。内容填“仅供内部使用”，字体大小和位置按需调整，透明度建议设在30%左右，太深影响阅读，太浅又不起眼。记得勾选“仅应用于指定页码”或者“应用于所有页面”，避免漏加。
如果手头没有Acrobat，也能用免费工具实现。比如用福昕PDF编辑器，操作路径差不多，都是在“插入”菜单里找水印功能，步骤大同小异。
程序员喜欢用代码批量处理
要是每天都要生成几十份带水印的PDF，手动一个个加就太累了。有些技术同事会写脚本自动完成。比如用Python配合PyPDF2或reportlab库，动态给PDF加水印层。
下面是个简单示例：
from PyPDF2 import PdfReader, PdfWriter
from reportlab.pdfgen import canvas
from reportlab.lib.pagesizes import letter
# 创建水印PDF
def create_watermark(text):
c = canvas.Canvas("watermark.pdf", pagesize=letter)
c.setFont("Helvetica", 40)
c.setFillColorRGB(0.5, 0.5, 0.5, alpha=0.3) # 浅灰半透明
c.rotate(45)
c.drawString(300, 100, text)
c.save()
# 合并水印到原PDF
def add_watermark(input_pdf, output_pdf, watermark_pdf):
watermark = PdfReader(watermark_pdf)
original = PdfReader(input_pdf)
writer = PdfWriter()
for page in original.pages:
page.merge_page(watermark.pages[0])
writer.add_page(page)
with open(output_pdf, "wb") as f:
writer.write(f)
create_watermark("仅供内部使用")
add_watermark("input.pdf", "output.pdf", "watermark.pdf")跑一下这个脚本，输入一个原始PDF，输出就是每页都带水印的版本。适合需要自动化处理的场景，比如每天导出系统报表时自动加标记。
手机上也能临时加水印
有时候急着发个截图给同事确认，怕外泄，可以直接在手机上操作。微信聊天里长按图片，选“编辑”，用文本工具打上“仅供内部使用”，调小字号，拖到合适位置，虽然不如专业软件好看，但应急够用了。iOS用户还可以用快捷指令自动化处理，安卓也有不少支持批量加水印的App。
关键不是非得用多高级的工具，而是养成意识——重要文件传出去前，花十秒钟加个标记，能省掉后面很多麻烦。